Datenschutzhinweise für Beteiligte bei Meldung und Bearbeitung eines Schadenfalls

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß §§ 13 und 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden soweit erforderlich aktualisiert und auf unserer Homepage unter www.notarversicherungsfonds.de veröffentlicht. Dort finden Sie auch unsere Datenschutzhinweise für Besucher unserer Webseite.

1.     Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher ist der

Notarversicherungsfonds

- Einrichtung der deutschen Notarkammern - ,

Burgmauer 53, 50667 Köln,

Telefon 0221 / 25753 81,

E-Mail: mail@notarversicherungsfonds.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Den betrieblichen Datenschutzbeauftragten können Sie unter den genannten Kontaktdaten ebenfalls erreichen, wenn Sie als Grund Ihrer Kontaktaufnahme „Datenschutz“ angeben.

2.     Welche Quellen und personenbezogenen Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir bei der Bearbeitung von Schadenmeldungen von Ihnen,  Notarkammern/-kassen, Notaren oder Dritten wie Versicherern oder anderen Beteiligten erhalten. Konkret verarbeiten wir folgende Daten:

-        Daten aus Schadenmeldungen wie Namen, Berufe, Anschriften und Kontaktdaten oder Bankverbindungen,

-        Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Schadenfalls und der weiteren Korrespondenz wie z.B. Schriftverkehr mit Ihnen.

3.     Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung der uns von den Notarkammern und ‑kassen übertragenen Aufgaben zur Bearbeitung von Haftpflicht- und Vertrauensschadenfällen im Sinne von §§ 19, 67 BnotO und zur Betreuung der Versicherungsverträge der Notarkammern und -kassen, zu deren Unterhaltung diese gesetzlich verpflichtet sind. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung richten sich auch nach der Art des gemeldeten Schadenfalls. Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns, der Notarkammern/-kassen und der beteiligten Versicherer verwenden. Sie erfolgt zu folgenden Zwecken:

-        Unterstützung unserer Mitarbeiter bei der Aufklärung der Schadenmeldungen,

-        Schadenprävention,

-        Betreuung bei der Feststellung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,

-        Statistische Auswertung,

-        Weiterentwicklung von Dienstleistungen,

-        Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,

-        Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und dient im Übrigen der effizienten Aufgabenerfüllung und/oder Vermeidung von Rechtsrisiken. Soweit es der konkrete Zweck gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten anonymisiert.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft insbesondere Ihre etwaige Einwilligung mit Meldung eines Schadenfalls zur Weitergabe Ihrer Daten an unsere Mitarbeiter zur Bearbeitung der Schadensache. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Der Widerruf wirkt nur für zukünftige Verarbeitungen.

Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen und gesetzlichen Anforderungen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten verlangen.

4.     Wer bekommt Ihre Daten?

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Pflichten bei der Schadenbearbeitung, aus Gesetz oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

-        Notarkammern und -kassen zur Erfüllung etwaiger Auskunftspflichten,

-        beteiligte Versicherer, mit denen Versicherungsverträge bestehen, zur Abwicklung der Schadensache,

-        öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,

-        von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) beispielsweise im Bereich IT-Dienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten, sowie

-        sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

5.     Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Bearbeitung der Schadensache. Ergänzend richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können. Wir behalten uns bei berechtigtem Interesse vor Ihre Daten - wenn möglich anonymisiert - auch zu wissenschaftlichen oder statistischen Zwecken zu nutzen.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Übermittlung in ein Drittland oder eine internationale Organisation ist nicht vorgesehen, es sei denn, wir sind dazu gesetzlich verpflichtet oder Sie haben Ihre Einwilligung erteilt.

7.     Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht

-        auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO),

-        auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO),

-        auf Löschung (Art. 17 DS-GVO),

-        auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)  sowie

-        auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).

Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei der für uns zuständigen  Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen (Art. 77 DS-GVO, § 29 DSG-NW).

8.     Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen der Bearbeitung Ihres Schadenfalls müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Bearbeitung und Abwicklung einer Schadenmeldung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel eine Bearbeitung Ihres Schadenfalls nicht durchführen können und ggf. den Anspruch aus diesem Grund zurückweisen müssen.

9.     Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Bei der Bearbeitung des Schadenfalls nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten diese Verfahren in Einzelfällen erforderlich sein, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10.   Welche Widerspruchsrechte haben Sie? (Art. 21 DS-GVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (§ 14 DSG-NW).

Eine Bearbeitung Ihres Schadenfalls ohne Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten ist allerdings nicht möglich.

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Die Geschäftsführung

Stand: Dezember 2018